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Témoignage : ville de Chalon-sur-Saône

L’optimisation de l’inventaire du patrimoine contribue à améliorer le suivi et les prises de décisions

Depuis 27 ans, la Ville de Chalon-sur-Saône utilise les logiciels de gestion du patrimoine et des services techniques d'AS-TECH Solutions : d’abord réservés au service Garage, pour gérer les véhicules de la collectivité, et aux ateliers en charge des interventions dans les bâtiments, ils ont investi depuis 7 ans la quasi-totalité des services techniques. « L’usage des différents modules, que nous avons acquis et mis en œuvre, concerne aujourd’hui une centaine de personnes : 80 opérationnels et 20 en consultation, » précise Alain Masuyer, Administrateur Fonctionnel de la suite logicielle d’AS-TECH Solutions pour la Ville. « Sept services (Garage, Ateliers, Manifestations, Fournitures générales, Voirie, Espace vert et Propreté urbaine) assurent via AS-TECH Web Office et Symphonie, la gestion de leurs patrimoines. Ceux-ci, désormais référencés, décrits et documentés, dans une base unique et partagée, sont consultés et maintenus pour la partie interventions à partir d’Opus Travaux par 5 autres services de la collectivité : Architecture/Patrimoine, Energies, Vie scolaire, Petite enfance et Vie associative. »

Cette unicité et ce partage sont le fruit d’un projet d’inventaire de longue haleine, débuté en 2013 et mené par l’équipe technique en charge du produit AS-TECH, en synergie étroite avec les services concernés.

 

Un référencement systématique du patrimoine, y compris via des caméras

« Jusqu’en 2013, Garage et Ateliers ont utilisé les modules Patrimoine, Parc Auto, Travaux et Stocks, sans homogénéité et sans qu’une réflexion transversale ait été menée sur la façon de décrire les patrimoines, » se souvient Alain Masuyer. « Lorsque d’autres services ont émis le souhait de bénéficier eux aussi d’outils pour gérer leur patrimoine, nous avons décidé de tout remettre à plat, dans un souci d’harmonisation et d’optimisation. »

L’équipe projet démarre alors avec des bases de données vierges, qu’il faut alimenter en inventoriant tout le patrimoine existant. Objectif : constituer un référencement global partagé par toute la collectivité, exhaustif mais sans redondance. « Nous avons d’abord mis un an pour décrire nos quelques 600 bâtiments, suivant 3 niveaux : le site (le parcellaire), le bâti (Murs, toits, vitres, avec leurs surfaces), le local (l’intérieur, les pièces et équipements). »  Pour la Voirie (projet mené en 2017) et la Propreté urbaine (projet en 2018), la Ville a confié à un prestataire doté de véhicules avec caméra, le recensement de tous les mobiliers urbains liés à leurs activités : panneaux de police, arceaux, quilles en plastiques, corbeilles, fontaines d’eau potable, distributeurs de sacs canins, bornes de lavage, etc., voie par voie, soit 180 km de voirie photographiée et 85.000 objets « topés », enrichis d’informations.

 

Un inventaire pensé pour les activités, avec géolocalisation

« Au total, quelques centaines de milliers de données ont été récoltées, que nous avons ensuite injectées dans différentes tables de la base de données, » précise Alain Masuyer. « Cette partie est la plus stratégique : aussi, pour chaque table, nous avons travaillé étroitement avec le service concerné. Nous avons audité leurs activités de suivi, de maintenance ou d’intervention, et réfléchi ensemble à la meilleure façon de décrire chaque classe d’objets afin de répondre aux besoins opérationnels ou de connaissance. » Son conseil : « Partir du plus simple, puis affiner en pensant « usage », pour éviter toutes les informations polluantes, ne servant ni aux activités, ni aux décisions. Dans le cas de la Voirie, par exemple, nous avons décrit chaque passage piéton en pensant à sa maintenance et à sa conformité : en quoi il est fait (résine, peinture…), son état d’usure, s’il est doté de bande PMR pour les non-voyants et bien sûr où il se trouve. Tout notre patrimoine est d’ailleurs géolocalisé, grâce à une passerelle informatique, développée par AS-TECH Solutions vers notre système d’information géographique ».

Aujourd’hui, la Ville de Chalon-sur-Saône dispose d’un inventaire formalisé et unique de son patrimoine, consultable par tous, grâce à son arborescente intelligente. Chaque voie, chaque bâtiment, dispose de son carnet de santé. Et les bénéfices sont nombreux.

 

Un référentiel partagé qui aide aux prises de décisions

« Avant, nous avions une vision très floue de ce que nous possédions et devions suivre et maintenir. Aujourd’hui, notre visibilité est garantie. Nous avons d’ailleurs eu de belles surprises : nous avons référencé et géolocalisé 15.000 arbres quand nous pensions n’en posséder que 7000, par exemple ; L’organisation de l’abattage a été révisé en conséquence. Personne ne se doutait non plus que nous avions 2200 plaques de rue. La connaissance très précise et surtout les carnets de santé, permettent d’allouer à chacun des budgets vraiment en adéquation avec les besoins. Par exemple, celui du nettoyage des vitres des bâtiments pourra être calculé, à l’avenir, en fonction des surfaces exactes, et au plus juste pour chaque service concerné : c’est une source d’économie. De même lorsque nous devons remplacer des panneaux de police sur la voirie, afin de répondre à une nouvelle exigence réglementaire, nous ne commandons plus « à la louche », donc trop, mais le juste nécessaire. En outre nous savons immédiatement où se situent sur le plan ceux à changer. »

Le référentiel permet également de mieux répondre – plus justement et plus rapidement – à des demandes de citoyens (via l’exécutif), concernant le nombre de bancs dans un parc, la présence dans une voie de place de parking PMR, etc. La communication avec ces derniers a gagné en qualité. Et Alain Masuyer de conclure : « Notre inventaire partagé, construit à partir de la chaine d’information du patrimoine d’AS-TECH Solutions, est bien plus qu’un outil technique interne pour gérer l’ensemble des biens de notre collectivité, c’est aussi un formidable outil d’aide aux prises de décisions. »