Un accompagnement d’AS-TECH Solutions réactif et efficace, pour soutenir la réussite du projet
Le 22 mars 2017, la communauté d’agglomération de Tours, constituée de 22 communes, a rejoint le petit groupe des métropoles françaises, le portant à 22 membres. Avec ce choix, la collectivité se dote de nouveaux leviers d’actions, notamment pour la valorisation de son patrimoine, de ses espaces verts, de son eau, de sa voirie.
L’année précédente, le contrat signé entre AS-TECH Solutions et la ville de Tours 15 ans plus tôt, contrat étendu progressivement à plusieurs services techniques de l’agglo, avait été transféré à l’agglo. Il se retrouve donc aujourd’hui au niveau de la métropole.
« Dans le cadre de notre schéma directeur, il a été décidé que la solution d’AS-TECH Solutions serait l’outil de gestion de tous nos services techniques, » explique Michèle Marchetti, chef de projet au sein du Service Informatique-projets de la DSI mutualisée entre la ville et la métropole. « Pour la DSI l’avantage est de réduire ses coûts de maintenance en limitant le nombre de logiciels utilisés, et pour les directions métiers, c’est l’assurance de partager des chiffres cohérents pour tout ce qui concerne le patrimoine et les interventions techniques. Aussi, depuis près de 3 ans, nous travaillons en collaboration étroite avec l’éditeur pour le déploiement de sa nouvelle version AS-TECH Web Office (AWO), avec l’objectif à terme d’un flux transversal unique pour la gestion des demandes d’intervention. »
Une migration massive vers AS-TECH Web Office pour gagner en fluidité
Flash-back : En 2001, la ville de Tours a retenu sur appel d’offres le logiciel d’AS-TECH Solutions pour gérer son parc auto, qui compte 1200 véhicules aujourd’hui. La solution a ensuite été étendue à d’autres services de la ville pour la gestion des interventions en régie - Circulation, Voirie (2000 rues), Service de l’eau, Propreté Urbaine- , et au service des Parcs et jardins pour la gestion de son magasin. Mais pour ses bâtiments, la ville utilisait alors un logiciel concurrent.
En 2013, la DSI se lance dans deux projets de modernisation : celui de son logiciel de gestion des bâtiments et celui de son logiciel AS-TECH dont les modules dataient. « Pour le premier, nous avons effectué un rapide tour de marché, en omettant AS-TECH Solutions persuadé que ce n’était pas dans son périmètre. Et comme toutes les solutions examinées étaient lourdes à mettre en œuvre et couteuses, nous avons finalement exigé de notre ancien éditeur qu’il nous livre des évolutions, » se souvient Ghislaine Classe, Responsable du Service Informatique-projets de la DSI. « Mais pour nos modules AS-TECH, pas question de changer d’éditeur : séduits par la fluidité de l’ergonomie et par les fonctionnalités plus riches de la nouvelle version AWO, nous avons opté pour une migration. Autres facteurs en faveur de celle-ci : nous pouvions miser et capitaliser sur nos compétences AS-TECH en interne et nous savions d’expérience pouvoir compter sur la fiabilité et la qualité des services de Hot Line d’AS-TECH Solutions et sur notre relation de confiance. Nous avions aussi la garantie de son accompagnement sur toute la durée du projet, avec une méthodologie éprouvée. »
Un accompagnement d’AS-TECH Solutions réactif et efficace, pour soutenir la réussite du projet
En 7 mois, de novembre 2013 à mai 2014, les services techniques déjà équipés migrent vers AWO, avec récupération de toutes leurs données et formation de leur soixantaine d’utilisateurs. En interne, en sus de la chef de projet issue de la DSI, chaque direction concernée a mobilisé un référent, garant de la couverture de ses besoins métiers. Côté AS-TECH Solutions, une consultante est dédiée à l’accompagnement du projet de migration d’abord puis de déploiement ensuite, à un rythme soutenu. « Fin 2015, comme l’éditeur de notre solution de gestion des bâtiments ne nous avait toujours pas livré d’évolution, nous avons décidé de la remplacer par AWO : nous avions en effet découvert sa capacité à parfaitement couvrir les besoins de la direction Architecture et Bâtiments de la ville, pour la régie de ses 900 bâtiments, » souligne Michèle Marchetti. « En 3 mois, ce remplacement était réussi et toutes les données du patrimoine récupérées. Dans la foulée, nous avons aussi équipé le service des Sports. »
« Sur ce vaste projet inscrit dans la durée, nous avons respecté jusqu’à présent nos délais et notre budget » poursuit Michèle Marchetti. « Parmi les clés de cette réussite, l’implication des utilisateurs et la qualité du service rendu par AS-TECH Solutions : Les migrations des modules sont automatisées et fiabilisées, les modifications demandées sont livrées en temps et en heure et elles fonctionnent. La consultante d’AS-TECH Solutions à nos côtés démontre une excellente connaissance du produit et du paramétrage, ce qui nous permet d’avoir des réponses claires et précises lors des réunions de paramétrage avec les utilisateurs. » « Comme la qualité est au rendez-vous, notre chef de projet peut confier les tests aux utilisateurs référents sans souci (Les utilisateurs d’Astech sont 72 aujourd’hui), et ainsi se recentrer sur son cœur de métier : gérer les relations entre nos collectivités et l’éditeur, » renchérit Ghislaine Classe.
Fort du succès de ces premières étapes, la DSI a passé un marché avec la société AS-TECH Solutions pour poursuivre le déploiement d’AWO au sein d’autres services techniques de la Métropole et de la ville : Parcs et Jardins (650 points verts à gérer), Points d’apport volontaire (800), Extincteurs (900), Mobilier des écoles, Travaux entreprises (Dir. Architecture et Bâtiments), Suivi des commissions de sécurité. Elle a également lancé un grand projet transversal pour que tous ces services gèrent avec des procédures communes, sous AWO, leurs demandes d’intervention. Et Ghislaine Classe de conclure : « Nous avançons avec confiance, d’autant que sur ces dix dernières années, nous constatons que les services d’accompagnement d’AS-TECH Solutions sont toujours plus performants. »
