Grâce à AS-TECH Web Office, les 50 utilisateurs Patrimoine de la Sarthe partagent plans, carnets de santé, la gestion et l’exploitation des sites et 2400 agents du Département soumettent et suivent leurs demandes d’intervention en ligne. Résultats : plus de traçabilité, de réactivité et de sécurité des biens et des personnes.
Formé de 370 communes regroupant plus de 569.000 habitants, le département de la Sarthe attire chaque année, par ses 46 châteaux et monuments à visiter, ses forêts et son célèbre circuit automobile, plus de 3 millions de visiteurs. Pour gérer son patrimoine, le Département ne disposait, jusqu'en 2014, que de quelques solutions disparates, souvent bureautique, et d’un outil d'informatisation des plans aux mains de 3 dessinateurs. « En 2012, notre direction générale, soucieuse de transparence, a souhaité disposer d’informations précises concernant les différents métiers de la collectivité et ses coûts de fonctionnement, » explique Jean-Marie Tacheau, Chef de projet à la Direction des Systèmes d'Information. « Pour le patrimoine, cela signifiait la capacité à fournir des données sur l'état de santé des sites, sur les coûts de maintenance, les travaux et les fluides. Ainsi est né notre projet MILPAT (Mobilier Immobilier Logistique du PATrimoine) ».

Après recensement des besoins, la direction informatique a lancé en 2014 un Marché à procédure adaptée pour une solution de pilotage du patrimoine intégrant une gestion de plans dynamique et interactive. « Sur les 5 réponses obtenues, 3 ont fait l'objet d'auditions sur la base d'un scénario permettant de tester la pertinence des fonctionnalités nécessaires à notre collectivité, » se souvient Lucile Girard, Directrice de projet, Administrateur fonctionnel et Chef du service Gestion administrative et budgétaire. «AS-Tech et son partenaire Prosys, avec l’outil Planoteam, l'ont emporté. AS-Tech Web Office offrait en effet un excellent compromis de rigueur et de souplesse entre un outil concurrent trop ouvert, qui nous imposait de tout définir, et un autre trop contraignant. »
 
Le partage démocratique des données et des plans entre 50 utilisateurs en charge du patrimoine

Opérationnel depuis janvier 2015, la première phase de MILPAT couvre la description des biens bâtis gérés par le Département, avec mobilier et équipements, en lien avec les plans informatisés sous Planoteam. Il automatise la gestion des interventions, des travaux, des contrats (baux, location et maintenance) et des fluides (compteurs et factures). Premiers bénéfices immédiats : le partage des données et des plans entre les 50 utilisateurs en charge du patrimoine sur les différents sites et une gestion transversale plus cohérente et plus dynamique de la maintenance et des interventions.

« L’intégration fine entre AS-Tech Web Office et Planoteam nous permet de bénéficier des points forts de chacun, » souligne Jean-Marie Tacheau. « Par exemple, les bâtiments sont décrits via AS-Tech Web Office jusqu’aux étage. Là Planoteam prend le relais pour la création sur plan de chaque local. Nous pouvons alors créer dans AWO des équipements (jusqu’aux blocs prises utiles pour mieux anticiper les réaménagements des bureaux) et du mobilier dans chaque local et ajouter un carnet de santé à la pièce. Tous ces éléments sont réintégrés dans Planoteam. Nous bénéficions donc d’une vision exhaustive et très détaillée de notre patrimoine et les plans nous dispensent de nombreux déplacements. »

Vers une maintenance plus préventive et plus efficace

« Nous avions déjà un logiciel pour gérer la maintenance des bâtiments centraux, »  précise Magali Jolly, Chef de projet métier, Administrateur fonctionnel et Adjointe au Chef de bureau maintenance. « Son remplacement par AS-Tech Web Office nous  apporte des fonctionnalités plus riches comme la gestion des bons de commandes,  le carnet de santé associé aux locaux, le mobilier et les équipements. Ce dernier nous permet de passer d’une maintenance curative à une maintenance beaucoup plus préventive. Très intuitif, AS-Tech Web Office est mieux pris en main par nos techniciens : ils peuvent désormais enregistrer eux-mêmes les demandes d'interventions, les valoriser financièrement, les clôturer et suivre historiques et récapitulatifs des coûts. Cette autonomie favorise une bien meilleure implication de chacun. »

« Cet ancien logiciel était inadapté à l’organisation par secteur géographique de la maintenance de nos 57 collèges publics, ce qui n’est pas le cas d’AS-Tech Web Office, » ajoute Morgan Cosson, Chef de projet métier, référent Patrimoine pour la direction Education et Sport. « Pour nous, c’est donc une véritable révolution. Avant, nos 7 techniciens travaillaient chacun à sa façon, sous Excel. Les informations étaient éclatées et peu lisibles et lorsqu'un technicien s'absentait, personne ne pouvait le relayer. Aujourd'hui, toutes les informations sont centralisées, cohérentes et ouvertes à tous les intervenants potentiels : nous avons gagné en efficacité. » 

Une solution ouverte aux nouveaux enjeux : concurrence sur les fluides, décentralisation totale et mobilité

« Les fluides aussi étaient gérés sous Excel auparavant, » renchérit Lucile Girard. « Avec l’incontournable mise en concurrence des prestataires aujourd’hui, le module As-Tech Energies apporte une fiabilité et une rigueur indispensables. Une seule personne gère aujourd’hui tous les contrats et comme chaque prestataire nouveau impose son format de données, nous travaillons étroitement avec le service Hot Line d’AS-Tech pour la mise à jour des protocoles d’échange. Leur réactivité à ce niveau est très précieuse. »

Pour le Département de la Sarthe, le projet ne s’arrête pas là. Depuis deux mois en effet, le portail Opus Services d’AS-Tech Web Office, dont la mise en œuvre a fait l’objet de la deuxième phase du projet MILPAT, est opérationnel. Il permet aux 2400 agents du Département de se connecter pour effectuer des demandes d’intervention. Et Jean-Marie Tacheau de conclure : « Et parce que tous les facteurs clés de succès sont réunis, à savoir une équipe interne en ordre de bataille et un accompagnement de projet très efficace côté As-Tech, nous continuons avec une troisième phase, qui concerne le déploiement du module Nomade Interventions pour nos régies. »