« Afin d’améliorer la distribution des secours aux citoyens sur un même territoire départemental, la loi de départementalisation a amené la création des SDIS au début des années 2000. Nos organisations ont subi un  bouleversement majeur, en passant du zoom communal à un zoom départemental, » explique le commandant Nicolas Thivent, Chef du Groupement Soutien Logistique au SDIS 49 (Maine et Loire). «. En interne, il nous a fallu près de 10 ans pour remettre à niveau les organisations fonctionnelles. Ces dernières sont entrées en maturation aux alentours de  2010 et, depuis, notre préoccupation est de les améliorer en continu. »

Au SDIS 49, le support technique aux sapeurs-pompiers du territoire est basée sur un Groupement Soutien Logistique centralisé.  Fort d’une trentaine d’agents, il assure le relais logistique entre les 80 casernes du département et leurs fournisseurs internes : magasins généraux et ateliers (habillement, petits matériels, infrastructures et mécanique). Il gère les achats, l’entretien, la maintenance et la réforme d’un patrimoine constitué de 80 bâtiments, 700 matériels roulants, les EPI (Equipements de protection Individuel) de 2.800 pompiers et 5.000 références d’articles pour équiper les engins, les centres et les agents : cordes, extincteurs, lances, effets d’habillement, consommables etc.
 
« En 2015 nous avons décidé, dans le cadre de notre amélioration continue, de simplifier, d’uniformiser et de fiabiliser les procédures de demande des casernes, » poursuit le commandant Thivent. « Premier objectif : permettre aux pompiers de se concentrer encore plus sur l’opérationnel. Second objectif : améliorer la traçabilité de nos procédures, pour mieux répondre à nos obligations réglementaires sur les véhicules, les EPI, les moyens de levage, les extincteurs, etc. »

AS-TECH Web Office retenu pour son évolutivité et ses services d’accompagnement

Suite à un appel d’offres auprès des éditeurs, puis a des tests pour départager les deux meilleurs répondant par rapport au cahier des charges, le SDIS49 a retenu AS-TECH Web Office (AWO) en octobre 2015. «  Nous avons été séduits par la souplesse de l’architecture et l’intégration de toutes les fonctionnalités via une base de données partagée permettant une gestion de stocks dynamiques avec guichet unique, » précise le lieutenant Denis Chauveau, Adjoint du commandant Thivent, chef du service « Matériels roulants » et chef du projet AWO. « Deux autres éléments ont aussi été déterminants : La politique d’AS-TECH Solutions associant tous ses clients et utilisateurs à l’évolution de ses logiciel et son expertise dans l’accompagnement sur le long terme de projets d’ampleur, comme le nôtre. »

Démarré en novembre 2015, le projet du SDIS49 est aujourd’hui au milieu du gué.  Les données des anciennes solutions disparates utilisées par les différents services ont été reprises. Les magasins généraux de petits matériels sont opérationnels, ainsi que la gestion des EPI, celle des 700 engins roulants et celle des infrastructures. Et depuis 3 mois, 16 casernes pilotes testent le GID, ou Guichet Informatisé des Demandes. Objectif sur l’année 2017 : déployer ce GID auprès de toutes les casernes.

Des objectifs atteints en un temps record grâce à l’équipe projet

« Par rapport à la masse de travail que cela représente et compte-tenu du fait que les agents impliqués sur le projet mènent leurs tâches quotidiennes en parallèle, nous avons atteints nos objectifs en un temps record, » poursuit le commandant Thivent. Clefs de cette réussite ? « En interne, un pilote et sa copilote, le lieutenant Chauveau et Marie-Laure Batilliot, très investis et très dynamiques ; Côté AS-TECH Solutions, une consultante unique, dédiée au projet, qui nous accompagne en combinant ses fortes compétences et son excellent relationnel ; Et enfin, beaucoup de communications pour réduire à minima la résistance inévitable aux changements. »

Autre clef de réussite : « la capacité à arbitrer, en analysant mieux les besoins, pour savoir quand adapter la solution aux procédures en place, ou au contraire, quand profiter de l’opportunité des bonnes pratiques véhiculées par AS-TECH Web Office pour les adopter, » précise Marie-Laure Batilliot, Assistante du service « Matériel Roulant » et administratrice de la solution AWO. « La connaissance métier et du fonctionnement des SDIS de la consultante d’AS-TECH Solutions à ce niveau a été très productive. »

Côté EPI, des économies et un meilleur respect de l’environnement

Parmi les changements de pratiques incités par la solution, les bons de commandes provisionnels, alloués aux fournisseurs ont été remplacés par des procédures unifiées et dématérialisées. Ces dernières permettent une traçabilité des dépenses et l’analyse d’indicateurs pour établir des prévisions. La dépense publique est donc ainsi justifiable et mieux maîtrisée.  Mais les bénéfices ne s’arrêtent pas là.

Côté habillement, les 2.800 pompiers étaient auparavant doté d’un budget forfaitaire pour leurs dépenses d’habillement, à effectuer dans des catalogues  en ligne sur l’Intranet. Avant la mise en place du module Habillement d’AWO, un changement culturel a été décidé : ne plus remplacer que les éléments usés de leur dotation de base (uniforme, casque, bottes…), fonction de leurs missions, sans plafond de dépenses.  Une réforme souhaitée depuis longtemps mais que l’ancien logiciel en place ne permettait pas. « Dans les faits, cette pratique nouvelle se traduit par une réduction des coûts du renouvellement des effets », souligne le lieutenant Chauveau.  « A budget constant, nous pouvons ainsi prospecter pour de nouvelles acquisitions et gagner en efficience. Le module Habillement assure une traçabilité sur les EPI et permet aussi de gérer la récupération des effets. Ainsi, certaines fibres sont récupérées par des entreprises partenaires pour la fabrication d’isolant de capots de moteurs. » 

Des alertes et des tableaux de bord pour anticiper et mieux décider

Par rapport aux obligations réglementaires auxquels sont soumis EPI, engins, outils de levage, extincteurs, etc., le SDIS 49 peut paramétrer des alertes avec AS-TECH Web Office, lui indiquant quand des contrôles sont à effectuer. « Ces alertes nous évitent des tâches particulièrement fastidieuses qui mobilisaient beaucoup d’énergie, » apprécie Marie-Laure Batilliot. « Et côté matériels roulants, les tableaux de bord AWO nous permettent de suivre des critères plus objectifs pour effectuer les renouvellements et les glissements annuels, renchérit le Lieutenant Chauveau « En effet, certaines casernes sont dotées de matériels neufs, et leurs engins d’occasion vont remplacer des engins plus vieux dans d’autres casernes selon des indicateurs issus d’AWO (catégorie, âge, km, etc.) Notre nouvelle solution nous aide à mieux prendre ces décisions, en gagnant beaucoup de temps. »

Enfin, en test depuis 3 mois auprès de 16 casernes, le GID (Guichet Informatisé de demandes) démontre déjà tout son intérêt en termes de traçabilité. Ce point d’entrée unique pour toutes les demandes, oriente automatiquement les demandeurs (3 agents dans chaque caserne) vers le bon catalogue, puis lui permet de suivre l’état de sa requête. Le but à terme est de gagner en réactivité.

Et le commandant Thivent de conclure : « Ces résultats très encourageants à ce stade nous confortent dans notre choix d’AS-TECH Solutions ! »