Deux bâtiments de 700 m² chacun abritant différents magasins (Fournitures de bureau, habillement, petite électricité, plomberie, cave à vin, pièces automobiles…) et des dépôts extérieurs (Sable, gravats…) où une quarantaine de personnes s’affairent, approvisionneurs, réceptionnistes, magasiniers… : voilà pour la partie amont. Et en aval, 160 acheteurs ou décideurs de travaux, répartis dans une quinzaine d’ateliers (Plomberie, maçonnerie, serrurerie, électricité…) et dans les services techniques de la Ville. « Soit au total 200 personnes amenées à utiliser AS-TECH Web Office, quotidiennement pour 40 d’entre elles et au coup par coup pour les autres, lorsqu’un besoin d’achat ou de travaux le justifie, » recense Jean Subils, Chef de projet à la Direction Numérique de la Ville de Perpignan.

« Ce logiciel d’AS-TECH Solutions, que nous avons choisi il y a 14 ans, a su impulser ou suivre l’évolution, au fil du temps, de la stratégie de dématérialisation et d’optimisation de nos achats et de notre logistique. Impulser, grâce à ses avancées technologiques version après version, et suivre aussi, grâce à l’écoute attentive et à la réactivité de son éditeur pour répondre à nos besoins. Avec du recul, nous constatons que nous avons progressés main dans la main avec ce dernier, comme de vrais partenaires. Dernier exemple, en cours : nous testons actuellement auprès d’écoles primaires « pilotes »  de la Ville, le module de mobilité AS-TECH Symphonie. Doté de droits et d’une URL, n’importe quel directeur d’école de l’autre bout de la Ville pourra faire une demande de travaux et en suivre l’état d’avancement avec son téléphone portable. Mais ce n’est qu’un petit aperçu de tout ce que AS-TECH Web Office nous permet de piloter et maîtriser aujourd’hui. »

AS-TECH Solutions : un partenaire apprécié pour son approche humaine

L’histoire entre la mairie de Perpignan et AS-TECH Solutions commence en 2004. Pour moderniser la gestion de son parc auto, la Ville qui n’utilisait alors que des outils développés par sa direction informatique (Direction Numérique aujourd’hui), décide d’opter pour un logiciel du marché. Alors petite structure familiale, AS-TECH Solutions se démarque lors de l’appel d’offres par sa proximité géographique et humaine : l’attention particulière portée à son client. « Une qualité, que cet éditeur a su conserver, malgré sa forte croissance, » souligne Jean Subils. Pertinent, AS-TECH Parc Auto porte vite ses fruits : pilotage et statistiques sur écrans « graphiques », parc plus fiable grâce aux alertes et à la maintenance préventive mais aussi réduction drastique des risques de vol  de carburant, car le logiciel communique avec la station-service.

« En 2006, nous avons lancé un nouvel appel d’offres, pour un logiciel de gestion de nos achats, de nos stocks et de la logistique de nos magasins, sur la base de workflows dématérialisés, » poursuit Jean Subils. « C’était beaucoup plus complexe que le parc auto, mais AS-TECH Solutions, qui avait déjà notre estime, a démontré une grande maîtrise technique dans sa réponse. Et la souplesse de ses modules (Stocks-Achats, Travaux, Habillement) permettait une réelle prise en compte de nos exigences, notamment l‘intégration de nos anciennes données. » AS-TECH Solutions est de nouveau plébiscité et ses logiciels retenus parmi de nombreux autres candidats.

Réduction de la valeur des stocks et dématérialisation de bout en bout de la logistique

Premiers bénéfices mesurés : La suppression de beaucoup de papier dans les procédures et la possibilité de réorganiser et de tendre d’avantage les flux logistiques, avec pour conséquence une réduction de 25% de la valeur globale des stocks.

Fort de cette réussite, la Ville de perpignan enchaîne les projets : en 2009, AS-TECH Web Office est retenu aussi pour la gestion du patrimoine, du locatif et des fluides de la Ville. En 2014, la solution est étendue à la gestion des mobiliers et la communauté d’agglomération adopte à son tour le module Parc Auto. Puis en 2017, la solution Achats-Stocks-Logistique est étendue à la Communauté d’agglomération (qui a ses propres magasins) et la direction Numérique intègre aux workflows les nouveaux Web Services AS-TECH.

 « Aujourd’hui, plus personne ne se promène avec de gros parapheurs sous le bras remplis de bons de commandes à faire signer et de feuilles annexées avec des trombones : tout est dématérialisé de bout en bout et intelligent, » précise Jean Subils. « Nos procédures (Voir le Zoom sur les flux) sont plus rigoureuses et traçables, et nous gagnons en visibilité et en temps : sur les tâches quotidiennes, comme les signatures qui sont dix fois plus rapides, mais aussi sur les délais entre la demande et la réception de l’objet ou du service demandé. Et il n’y a plus de ressaisies entre flux logistiques et financiers puisque les Web Services AS-TECH assurent leur intégration. » Et de conclure : « AS-TECH Solutions est un partenaire précieux dont les qualités technologiques et relationnelles justifient notre fidélité ! »

     

Zoom sur les flux achats-stocks-logistique de la Ville de Perpignan
AS-TECH Web Office (AWO) est le point d’entrée de tout ce qui concerne les Achats de la Ville de perpignan. Dès qu’un service a un besoin pour son bâtiment, par exemple, il établit une demande de travaux via AWO. Celle-ci est ventilée automatiquement auprès des ateliers concernés (par exemple, électricité et maçonnerie), qui le transforme via AWO en bon de commandes des pièces ou matériaux nécessaires, à partir d’un catalogue en ligne. AWO transfert ces commandes vers les magasiniers qui interrogent les stocks, gérés sous AWO : ce qui peut être déstocké fait l’objet d’un bon de sortie électronique. Et ce qui reste à sortir (non en stock) fait l’objet d’une alerte auprès d’un approvisionneur.
Chaque matin, les approvisionneurs se connectent à AWO et consultent leurs alertes : elles viennent des ateliers, des services techniques ou du module AWO de gestion des stocks, quand un seuil limite inférieur est atteint. A partir de l’alerte, l’approvisionneur établit un bon de commande. Grâce à l’intégration avec le logiciel comptable de la Ville, le bon de commande devient un engagement de dépense et va se placer dans le parapheur électronique du logiciel comptable. Il est contrôlé par les chefs des magasins concernés, puis signé électroniquement par le directeur des achats dans ce même logiciel comptable. Un fois signé, il retourne automatiquement dans AWO, où il est mis au format pdf et envoyé au fournisseur concerné par mail.
La livraison est elle aussi validée sous AWO par un réceptionniste : le bon de commande passe au statut « service fait » dans la comptabilité, et les éléments réceptionnés sont soit mis dans le casier du service technique ou de l’atelier en attente, soit rangés dans les stocks avec des étiquettes code-barres générées par AWO.