CD78 : un pilotage du patrimoine par les données, pour mieux planifier et arbitrer les travaux

Un million de mètres carrés : telle est la taille du patrimoine que doit gérer, au quotidien, la direction de l’Ingénierie Foncière et Immobilière du service Stratégie du Conseil Départemental des Yvelines (CD78). Ce patrimoine intègre 114 établissements scolaires, des gendarmeries, l’Hôtel du département, des bâtiments culturels classés, etc.  Pour gérer les interventions et travaux sur les 500 sites qu’il représente, le Conseil départemental utilisait, depuis 2000, un logiciel informatique racheté en 2013 par AS-TECH Solutions.

« Au moment de ce rachat, nous avons étudié les deux options possibles, » se souvient Mathieu Marques, chef de projet Efficience Immobilière et Energie de cette direction. « Migrer vers AS-Tech Web Office, avec l’assistance de l’éditeur, ou repartir de zéro, avec une solution concurrente. Mais en comparant les différentes offres du marché, nous avons constaté que celle d’AS-TECH était de loin la plus complète. Nous avons donc migré vers celle-ci, à périmètre fonctionnel égal, ce qui offrait en outre l’avantage d’une récupération de toutes nos données patrimoniales et la garantie d’une continuité de services pour nos agents. » A l’issu de cette migration, cinq modules d’AS-TECH Web Office sont en place : Patrimoine, Travaux, Services, Stocks/Achat et Pilotage.

Vers un pilotage plus stratégique du patrimoine, basé sur le partage des données

 « Basée sur la centralisation de toutes les données, la solution d’AS-TECH, en remplacement de notre ancien outil, a radicalement changé notre façon de travailler, » explique Solène Potet-Linder, Chef de projet SIP (Système d’Information Patrimonial) au sein de cette même direction. « Alors que nous gérions des interventions et des bons de commandes à la demande des sites, nous nous sommes mis à piloter notre patrimoine par les données. L’intégration des différents modules d’AS-TECH Web Office nous offre, en effet, une vision fine, à la fois globale et détaillée, de notre patrimoine. Les codes sont harmonisés et, aujourd’hui, tous les métiers de notre direction (200 agents) et les 200 représentants des sites, parlent le même langage. Face aux demandes d’intervention, nous arbitrons désormais les priorités sur la base de critères tangibles, de vétusté, de coûts de maintenance, de consommation énergétique, etc. »

Et grâce à une intégration entre ASTECH-Web Office et l’outil de visualisation de données Digdash, l’état de santé du patrimoine est visible instantanément, sur des graphiques pertinents.

Un outil unique pour couvrir tous les métiers de la direction en charge du patrimoine

Pour harmoniser ses procédures et piloter patrimoine et interventions par les données, le CD78, a progressivement enrichi sa solution AS-TECH Web Office d’autres fonctionnalités (Carnet de santé et planification pluriannuelle), du module AS-TECH Energies et de la plate-forme AS-TECH Symphonie. « C’est tout l’avantage de travailler avec un éditeur comme AS-Tech, dont la solution, déjà très riche, évolue sans cesse, grâce à l’écoute des utilisateurs et aux ateliers participatifs : nous pouvons ainsi répondre aux besoins de nos différents métiers autour du patrimoine, avec une solution unique et partagée, » souligne Solène Potet-Linder.

Ce partage responsabilise chacun face aux données qu’ils maîtrisent. C’est le cas, par exemple, des deux auditeurs, chargés de visiter tous les bâtiments, d’en apprécier l’état et d’attribuer une note à chaque équipement. C’est le cas, également, des agents en charge de la gestion des fluides, qui via le module Energies, fiabilisent les analyses de consommations énergétiques, devenues un critère dans la détermination des travaux à mener : réhabilitation versus construction neuve, notamment.

Maintenance préventive et appels d’offre mieux ciblés afin de gagner en efficacité

« La planification pluriannuelle des interventions, alimentée par toutes ces données factuelles, priorise les travaux, mais surtout, permet de passer d’une maintenance curative, à la demande ou sur constat de vétusté, à une maintenance préventive, » conclut Mathieu Marques. « Nous gagnons aussi en traçabilité et en temps sur la gestion des demandes et le suivi des interventions, grâce à l’usage de Symphonie pour les demandes. Evalué à 1 à 2 heures par jour et par agent de notre direction, ces gains de temps sont mis à profit pour nous recentrer sur les interventions techniques, conseiller sur le terrain et aussi monter des appels d’offre de bien meilleure qualité, qui intègre de vrais besoins et facilitent les regroupements et la mutualisation. Ces gains divers ont évidemment un impact positif en termes de réductions de nos coûts globaux. »