« Bien avant sa création, certaines communes, Roanne en tête, exprimaient déjà leur volonté de se doter d’un véritable outil de gestion technique de leur patrimoine et des interventions, » explique Françoise Gonon, Chef de projet à la Direction des Systèmes d’Information (DSI) de Roannais Agglomération. « Mais il aura fallu attendre 2011 et la création de notre DSI pour que le projet enfin se concrétise. Sa complexité : Le partage d’une solution unique multi-collectivité entre les services de l’agglo et 3 villes de tailles très différentes – Roanne, Mably et Villerest – pour favoriser tout à la fois une gestion autonome du patrimoine de chacun mais aussi une gestion transversale des patrimoines communs (cédés à l’Agglo), basée sur la mutualisation de moyens et de compétences entre les 4 collectivités. »

Après analyse des différents besoins, la DSI a lancé en 2012 un appel d’offres couvrant un très vaste périmètre fonctionnel, remporté par AS-Tech Solutions début 2013. « Cet éditeur n’était pas le moins disant, » se souvient Grégory Aymond, Responsable du service Environnement de la Ville de Roanne et chef de projet fonctionnel. « Mais à l’issue des démonstrations des 3 produits concurrents, nous avons été absolument convaincus par la grande souplesse d’adaptation des modules d’AS-Tech Web Office. Ils pouvaient ainsi satisfaire des profils d’utilisateurs très variés, entre des responsables de services souhaitant piloter leur cœur de métier (la voirie, par exemple) et des personnes multi-casquettes comme les 2 agents de la petite commune de Villerest, en charge de tout son patrimoine. »
 

Une mutualisation plus pertinente des moyens et des compétences


Aujourd’hui 200 utilisateurs, répartis dans les 3 communes et dans tous les services de l’agglo (Immobilier, Voirie, Propreté, Espaces verts, Energies…), ainsi que des sous-traitants (surveillance des bâtiments, par exemple) travaillent avec cet outil commun. « Son partage est d’autant plus facile qu’AS-Tech Web Office est très simple à déployer sur les postes de travail et qu’il offre aussi un accès par Internet, à nos sous-traitants notamment, » souligne Françoise Gonon. Ses différents modules – tous ont presque été retenus – industrialisent et fiabilisent des procédures auparavant manuelles ou sur tableaux Excel. « Même les plus récalcitrants au début se sont parfaitement appropriés leur nouvel outil, » ajoute Grégory Aymond. « Il facilite en effet pour chacun le suivi de ses missions et les valorise, en offrant une visibilité sur chaque étape – demande, intervention, etc. – et une traçabilité de bout en bout. »

Les bénéfices pour l’ensemble des collectivités sont également bien tangibles. Maintenance et contrôles techniques des parcs, qui totalisent 918 véhicules et matériels, sont désormais pilotés par tableaux de bord, donc plus rigoureux. Le module AS-Tech Parc auto facilite en outre le prêt ou le transfert de véhicules entre collectivités, favorisant une optimisation de leur usage. Au niveau du locatif (333 contrats gérés sous AS-Tech Locatif), les données, papier auparavant, sont enfin informatisées, donc sécurisées et surtout partageables en cas de mutualisation de bâtiments. « AS-TECH Web Office nous permet même de gérer très simplement, d’un point de vue budgétaire, le fait qu’une équipe d’une commune continue d’assurer en régie la maintenance d’un équipement sportif transmis à l’Agglo : nous pouvons ainsi capitaliser intelligemment sur nos propres compétences, plutôt que d’externaliser. »
 

Vers un pilotage plus stratégique des patrimoines

Les nombreux tableaux de bord mis à la disposition des gestionnaires leur garantissent en outre de piloter plus facilement et donc plus stratégiquement leurs cœurs de métier. Au niveau de l’immobilier de l’Agglo, par exemple, les investissements sont désormais gérés dans le cadre de plans pluriannuels, avec un suivi et des analyses par bâtiments ou par type de prestations, impossibles auparavant. « A la ville de Roanne, le module AS-Tech Habillement permet un meilleur contrôle des dépenses, » poursuit Françoise Gonon. « Et dans la petite commune de Villerest, AS-Tech Web Office sert d’appui aux décisions : en effet, les 2 agents peuvent désormais répondre quasi instantanément aux requêtes de leurs élus, concernant par exemple, la répartition des demandes d’interventions par fournisseurs, ou le coût d’un événement comme le 14 juillet. » Et au niveau de l’Agglo, la transparence sur les consommations de chaque service favorise leur responsabilisation. Les associations sont aussi informées du coût des interventions effectuées dans les locaux mis à leur disposition, ce qui aide la collectivité à mieux justifier du montant de ses subventions.Quant aux nouveaux modules Opus Services et Patrimoine, ils permettent d’améliorer les services aux habitants. « Désormais toutes les demandes d’interventions faites par les citoyens ou les conseils de quartiers, via le portail Opus, sont centralisées, quel que soit le service concerné (Voirie, Espaces verts, Bâtiments…), » renchérit Grégory Aymond. « Les interventions sont donc mieux qualifiées et mieux concertées. Et surtout, les élus disposent enfin de statistiques précises et exhaustives sur les demandes des citoyens, et les réponses apportées, sous quels délais, par quel prestataire, etc. C’est en constatant leur satisfaction que nous avons su que le pari AS-Tech Solutions était bel et bien gagné ! »

* Modules utilisés : Patrimoine, Travaux/maintenance, Gestion pluriannuelle des travaux, Achat stock, Habillement/epi (Equipement de protection individuelle), Parc auto, Mobilier, Energies, Locatif, BO (Business Objet), Opus Services (portail des demandes), Opus Patrimoine.