Toutefois jusqu'à très récemment, la ville d'Amiens ne disposait d'aucun outil profesionnel pour gérer ses biens, incluant notamment quelques 329 kilomètres de voiries communales, l’éclairage public, 300 hectares d’espaces verts, 850 bâtiments et 650 sites.

« Pour gérer le patrimoine relevant de leurs compétences, les différents services de la ville, notamment la direction des Services Techniques et du Patrimoine Immobilier ainsi que la direction des Espaces Publics, devaient se contenter d’un SIG (Système d’Information Géographique) vieillissant et de tableaux Excel, » explique Thierry Leroy, Chef de projets à la Direction des Systèmes d’Information, responsable depuis avril 2014 du déploiement de la solution AS-Tech Web Office. « Difficile avec de tels outils de disposer d’une visibilité exhaustive sur notre patrimoine, de suivre les travaux et de disposer de données pertinentes pour prendre des décisions. » Soucieuse de mieux gérer le maintien en conditions opérationnelles de son patrimoine immobilier, de mieux maîtriser les coûts des interventions techniques, et aussi de piloter la nouvelle politique d’économie d’énergie, la ville a choisi la solution AS-Tech Web Office, dans la cadre d’un appel d’offre, notifié en septembre 2013.
 

Un cahier des charges très sélectif car très ambitieux

« Compte-tenu de ses nombreuses exigences fonctionnelles et techniques, notre cahier des charges était très sélectif : aussi AS-Tech a été le seul éditeur à se positionner et, heureusement, sa réponse était très satisfaisante, » souligne Thierry Leroy. En première exigence, un vaste périmètre fonctionnel intégrant : la gestion des espaces publics, du patrimoine immobilier, la reprise de la gestion du parc autos, du garage et des stocks centraux, alors assurées par une version ancienne de la solution AS-Tech.

Autre exigence discriminante de l’appel d’offres, les capacités d’interopérabilité de la solution avec le nouveau SIG (la ville souhaitant moderniser le sien devenu obsolète) et avec la solution Coriolis Finances Publiques de gestion financière existante. « A terme notre ambition est d’aboutir à une solution globale de GMAO, multi-canal et interactive, afin de fluidifier et de totalement dématérialiser les processus métiers impliqués dans le maintien en condition opérationnelle des équipements de notre patrimoine, et ce, quels que soient les acteurs concernés, » précise Thierry Leroy. « Ces processus métiers à intégrer commencent, par exemple, par le constat d’un dysfonctionnement en tant que tel, et vont jusqu’à la bonne fin des travaux, en passant par la planification des interventions, la sous-traitance, les approvisionnements nécessaires et la gestion des alertes. Il s’agit là d’une première illustration de la transversalité en matière de gestion que la solution d’AS-Tech est capable de soutenir et l’un des points forts qui a entériné son choix. »
 

Un référentiel commun et intelligent

Dès avril 2014, la mise en œuvre d’AS-Tech Web Office démarre au sein des Services Techniques et Patrimoine Immobilier, par le référencement de tout le patrimoine relevant de leur compétence : 850 bâtiments, 650 sites, 230 maisons, 100 appareils de levage (ascenseurs, monte-charges, appareil pour personne à mobilité réduite…) et quelques 2000 extincteurs.

Très rapidement, à ce référentiel dont l’objectif est d’être unique et partagé entre les services,  s’ajoute le descriptif de tout le patrimoine du service des Espaces Publics : les voies, les armoires de gestion de l’éclairage public et de signalisation tricolore, les mobiliers urbains (mupis, panneaux d’affichage, bancs, etc.), les 300 hectares d’espaces verts et quelques 40.000 arbres. « Pour ces derniers, la solution d’AS-Tech permet d’assurer un suivi individuel pertinent sur le plan phytosanitaire, via leur carnet de santé que nous avons mis en place avec l’appui de l’éditeur », précise Thierry Leroy.
 

250 utilisateurs, un usage transverse et une harmonisation des pratiques entre services

Le nouveau référentiel a également été enrichi, suite à une fusion avec les bases existantes, de toutes les données relatives à la flotte, soit plus de 1200 unités (voitures, 2 roues, bennes à ordures, poids lourds…), et aux stocks centraux contenant plus de 38.500 références, fortement documentées y compris de photos.

« Aujourd’hui, ce référentiel et une bonne partie des modules d’AS-Tech Web Office – Patrimoine, Travaux, Parc Auto, Locatif, Stock/achat – sont opérationnels : ils nous offrent enfin la visibilité dont nous avions besoin sur l’état de santé du patrimoine référencé, et en sus, ils nous permettent d’harmoniser la façon de gérer les interventions entre les différents services concernés : Espaces publics, Immobilier et aussi avec deux secteurs pilotes des services de proximité de gestion des interventions, » poursuit Thierry Leroy. La solution est également partagée avec les services assurant la gestion locative, la gestion des assurances et celle des sinistres. Et s’y intéresse fortement aussi le service des Eaux et Assainissement. Cent trente utilisateurs aujourd’hui se partagent AS-Tech Web Office au sein de la ville d’Amiens, et ils seront 250 au terme du déploiement, pour des gains de productivité estimés à plusieurs centaines d’heures par an, rien que grâce à la dématérialisation et à la fluidification de la gestion des bons de commande. « Et nous attendons aussi des baisses de nos coûts : AS-Tech Web Office nous permet en effet de relier les demandes d’interventions de nos services, afin de n’intervenir qu’une seule fois lorsque celle-ci concernent un même site. »
 

Demain, la mobilité assurée avec AS-Tech Symphonie et un patrimoine connecté

« Depuis le début de notre projet, nous travaillons en collaboration étroite avec AS-Tech. Nous bénéficions d’un consultant attitré qui s’investit fortement, au point d’être aussi intégré que n’importe quel membre de l’équipe projet. Nous apprécions tout particulièrement les capacités d’écoute d’AS-Tech et sa stratégie consistant à intégrer nos demandes fonctionnelles à sa solution, dès lors qu’elles répondent à un besoin universel : ainsi nous avons une solution avec 90% de standard et 10% de spécifique seulement, quand traditionnellement le ratio est de 80/20 avec les autres ERP. Nous avançons ensemble, dans une relation de confiance, gagnante-gagnante, qui nous permet de voir toujours plus loin dans l’usage transversal partagé de notre solution de gestion du patrimoine. »

Demain, la ville d’Amiens envisage notamment de mettre en place des stocks mobiles dans les camions des agents chargés des interventions. Ces derniers, équipés de tablettes connectées avec le SIG et AS-Tech Symphonie, seront géolocalisés : sur site, ils pourront consulter par exemple, le carnet de santé d’un arbre, un bail immobilier… et saisir en retour le résultat de leur intervention. Et Thierry Leroy de conclure : « Peut-être serons-nous alors, grâce à AS-Tech, la première collectivité à gérer notre patrimoine avec un tel niveau de mobilité « connectée » ! »