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Ces besoins communs nous ont amené à mutualiser, à la fois pour des raisons économiques et pour bénéficier d’un partage constructif de nos réflexions et bonnes idées, la recherche d’une solution qui nous permettent de professionnaliser la gestion des patrimoines respectifs dont nous avons l’usage, » explique Olivier Lefrançois, responsable immobiliser du Diocèse d’Avignon.  « Si nous avions tous plus ou moins une visibilité de type « inventaire » sur ces patrimoines composés de presbytères, d’églises, de chapelles, de salles de réunion, etc., nous n’avions pas d’outils pour les mettre à jour facilement et encore moins pour les analyser. Nous étions par exemple dans l’incapacité de connaître la rentabilité des biens ou encore de faire des statistiques sur leur usage. »
 

AS-Tech Web Office choisi pour son adaptabilité aux particularités métiers

Dès 2010, des représentants d’une dizaine de diocèses – économes, responsables immobiliers ou bénévoles – constituent un groupe de travail pour écrire un cahier des charges détaillés. Une fois validé par la cinquantaine de diocèses intéressés par l’initiative de mutualisation, ce cahier des charges a fait l’objet d’un appel d’offres. « Nous avions des exigences très fortes qui ont rapidement départagés les 5 prestataires informatiques répondants, » précise Olivier Lefrançois. « Tout d’abord, nous voulions que l’autonomie de chaque diocèse soit respectée : c'est-à-dire que chacun dispose de sa propre base de données patrimoniale et sécurisée, tout en bénéficiant d’une licence partagée du progiciel. »

De plus, le patrimoine des diocèses est réparti entre différents propriétaires : des associations diocésaines et paroissiales, les communes et l’Etat. Et les biens sont gérés suivant 2 droits : le droit civil français mais aussi le droit canon. Un propriétaire, du point de vue du droit canon, n’est pas forcément propriétaire dans le droit civil français : c’est le cas des paroisses par exemple, qui sont sans entité juridique. « Très souple, le progiciel AS-Tech Web Office, que nous avons choisi, répond parfaitement à ces premières exigences, » poursuit Olivier Lefrançois. « Mais AS-Tech Solutions a surtout fait la différence sur ses concurrents par son écoute de nos besoins et sa capacité à nous proposer une fonction de personnalisation de nos écrans – zones de saisies, présentation de l’information, etc. Car dans certains diocèses de petite taille, la gestion du patrimoine est à la charge de bénévoles : notre solution AS-TECH Web Office peut alors s’adapter en se faisant la plus intuitive et simple possible pour ces personnes, tout en restant puissante et riche fonctionnellement pour nos économes et nos responsables immobiliers. »
 

Des décisions plus pertinentes en matière d’immobilier grâce à des analyses chiffrées

Autre critère déterminant : l’approche modulaire d’AS-Tech Web Office qui va permettre aux diocèses de mettre en usage, à leur rythme, et en fonction de leurs besoins et moyens, la gestion des travaux et la gestion locative.
Aujourd’hui, 51 diocèses utilisent un noyau fonctionnel de base, paramétré en seulement 15 jours par le groupe de travail, avec l’assistance de consultants d’AS-Tech Solutions, pour intégrer le langage immobilier des diocèses : lieux de culte, habitats des prêtres, etc. Et de premiers bénéfices sont déjà au rendez-vous : « Depuis près 10 ans notre économat insiste auprès de nos 49 paroisses sur la nécessité de faire des analyses d’utilisation, de rentabilité et de  retour sur investissement avant de décider de travaux, y  compris ceux de mise aux normes imposés par l’Etat, » renchérit Gabriel de Marguerye, économe du Diocèse d’Autun, utilisateur avancé du noyau fonctionnel. « Avec la solution AS-TECH Web Office l’économat  bénéficie d’une vision globale et synthétique qui va favoriser la pérennisation de tout le patrimoine en usage. Et en sus chaque paroisse pourra  accéder à une vue sur son propre patrimoine pour connaitre, par exemple, le coût d’une salle par heure et par personne, et prendre des décisions immobilières – travaux, ventes….- sur la base d’informations enfin fiables et chiffrées. »