Département de la Sarthe: Ein integrierter Feed, um Sichtbarkeit und Verantwortung rund um die Anlagen besser zu teilen

Dank AS-TECH Web Office können die 50 Nutzer des Departements Sarthe Pläne, Protokolle, die Verwaltung und den Betrieb von Standorten gemeinsam nutzen und 2400 Mitarbeiter des Departements können ihre Interventionsanfragen online einreichen und verfolgen. Ergebnisse: mehr Rückverfolgbarkeit, Reaktionsfähigkeit und Sicherheit für Güter und Personen.

Das Departement Sarthe besteht aus 370 Gemeinden mit über 569.000 Einwohnern und zieht mit seinen 46 Schlössern und Sehenswürdigkeiten, seinen Wäldern und seiner berühmten Rennstrecke jedes Jahr mehr als 3 Millionen Besucher an. Zur Verwaltung seines Kulturerbes verfügte das Département bis 2014 nur über einige disparate Lösungen, oftmals Bürotechnik, und ein computergestütztes Planwerkzeug in den Händen von drei Zeichnern. "Im Jahr 2012 wollte unsere Generaldirektion, die auf Transparenz bedacht war, genaue Informationen über die verschiedenen Berufe der Behörde und ihre Betriebskosten erhalten", erklärt Jean-Marie Tacheau, Projektleiter in der Direktion für Informationssysteme. "Für das Kulturerbe bedeutete dies die Fähigkeit, Daten über den Gesundheitszustand der Standorte, die Wartungskosten, die Arbeiten und die Flüssigkeiten zu liefern. So entstand unser Projekt MILPAT (Mobilier Immobilier Logistique du PATrimoine)".

Nach einer Bedarfserhebung schrieb die IT-Direktion 2014 eine Ausschreibung für eine Lösung zur Steuerung des Kulturerbes aus, die eine dynamische und interaktive Planverwaltung beinhaltete. "Von den fünf erhaltenen Antworten wurden drei auf der Grundlage eines Szenarios angehört, das es ermöglichte, die Relevanz der für unsere Körperschaft erforderlichen Funktionalitäten zu testen", erinnert sich Lucile Girard, Projektleiterin, Funktionsadministratorin und Leiterin der Abteilung Verwaltungs- und Haushaltsverwaltung. "AS-Tech und sein Partner Prosys mit dem Tool Planoteam haben das Rennen gemacht. AS-Tech Web Office bot in der Tat einen ausgezeichneten Kompromiss aus Strenge und Flexibilität zwischen einem zu offenen Konkurrenztool, bei dem wir alles definieren mussten, und einem zu einschränkenden."

Demokratischer Austausch von Daten und Plänen zwischen 50 Nutzern, die für das Kulturerbe zuständig sind

Die erste Phase von MILPAT, das seit Januar 2015 in Betrieb ist, umfasst die Beschreibung der vom Département verwalteten Gebäude, einschließlich Mobiliar und Ausrüstung, in Verbindung mit den computergestützten Plänen unter Planoteam. Es automatisiert die Verwaltung von Interventionen, Arbeiten, Verträgen (Miet-, Pacht- und Wartungsverträge) und Flüssigkeiten (Zähler und Rechnungen). Die ersten unmittelbaren Vorteile sind der Austausch von Daten und Plänen zwischen den 50 Benutzern, die an den verschiedenen Standorten für das Vermögen zuständig sind, und eine kohärentere und dynamischere transversale Verwaltung der Wartung und der Maßnahmen.

"Die nahtlose Integration zwischen AS-Tech Web Office und Planoteam ermöglicht es uns, von den Stärken jedes einzelnen zu profitieren", betont Jean-Marie Tacheau. "Zum Beispiel werden die Gebäude über AS-Tech Web Office bis zu den Etagen beschrieben. Dort übernimmt Planoteam die Aufgabe, jeden Raum auf dem Plan zu erstellen. Wir können dann in AWO Ausrüstungen (bis hin zu nützlichen Steckdoseneinheiten, um die Umgestaltung von Büros besser antizipieren zu können) und Möbel in jedem Raum erstellen und dem Raum ein Gesundheitsbuch hinzufügen. Alle diese Elemente werden wieder in Planoteam integriert. Wir profitieren also von einem umfassenden und sehr detaillierten Überblick über unser Vermögen und die Pläne ersparen uns viele Reisen."

Auf dem Weg zu einer präventiveren und effizienteren Wartung

"Wir hatten bereits eine Software, um die Wartung der zentralen Gebäude zu verwalten", erklärt Magali Jolly, Fachprojektleiterin, Funktionsadministratorin und Stellvertreterin des Leiters des Wartungsbüros. "Die Ersetzung durch AS-Tech Web Office bietet uns umfangreichere Funktionen wie die Verwaltung von Bestellscheinen, das Gesundheitsbuch, das mit den Räumlichkeiten, dem Mobiliar und den Ausrüstungen verbunden ist. Letzteres ermöglicht es uns, von einer kurativen zu einer viel stärker präventiven Wartung überzugehen. AS-Tech Web Office ist sehr intuitiv und wird von unseren Technikern besser beherrscht: Sie können nun selbstständig Serviceanfragen erfassen, diese finanziell bewerten, abschließen und die Historie und Kostenzusammenfassungen verfolgen. Diese Autonomie fördert ein viel besseres Engagement jedes Einzelnen."

"Die alte Software war für die Organisation der Wartung unserer 57 öffentlichen Collèges nach geografischen Sektoren ungeeignet, was bei AS-Tech Web Office nicht der Fall ist", fügt Morgan Cosson, fachlicher Projektleiter, Referent für das Kulturerbe der Direktion Bildung und Sport, hinzu. "Für uns ist das also eine echte Revolution. Zuvor arbeiteten unsere sieben Techniker jeweils auf ihre eigene Art und Weise mit Excel. Die Informationen waren zersplittert und schlecht lesbar, und wenn ein Techniker abwesend war, konnte ihn niemand ablösen. Heute sind alle Informationen zentralisiert, kohärent und für alle potenziellen Beteiligten offen: Wir haben an Effizienz gewonnen. 

Eine Lösung, die offen für neue Herausforderungen ist: Wettbewerb bei den Flüssigkeiten, vollständige Dezentralisierung und Mobilität

"Auch Gas uns Wasser wurden früher in Excel verwaltet", fügt Lucile Girard hinzu. "Da die Anbieter heute zwangsläufig miteinander konkurrieren müssen, bietet das Modul As-Tech Energies eine unerlässliche Zuverlässigkeit und Genauigkeit. Eine einzige Person verwaltet heute alle Verträge und da jeder neue Anbieter sein Datenformat vorschreibt, arbeiten wir bei der Aktualisierung der Austauschprotokolle eng mit dem Hot-Line-Service von AS-Tech zusammen. Ihre Reaktionsfähigkeit auf dieser Ebene ist sehr wertvoll".

Für das Département Sarthe geht das Projekt noch weiter. Seit zwei Monaten ist das Portal Opus Services von AS-Tech Web Office, das im Rahmen der zweiten Phase des MILPAT-Projekts implementiert wurde, in Betrieb. Es ermöglicht den 2400 Mitarbeitern des Departements, sich einzuloggen, um Anfragen für Interventionen zu stellen. Jean-Marie Tacheau schloss: "Und weil alle Schlüsselfaktoren für den Erfolg gegeben sind, d. h. ein kampfbereites internes Team und eine sehr effiziente Projektbegleitung seitens As-Tech, fahren wir mit einer dritten Phase fort, die die Einführung des Moduls Nomade Interventions für unsere internen Einsätze."