Eine reaktive und effiziente Begleitung durch AS-TECH Solutions, um den Erfolg des Projekts zu unterstützen

Am 22. März 2017 trat der aus 22 Gemeinden bestehende Ballungsraum Tours der kleinen Gruppe der französischen Metropolen bei und vergrößerte sie auf 22 Mitglieder. Mit dieser Entscheidung verfügt die Gebietskörperschaft über neue Handlungshebel, insbesondere für die Aufwertung ihrer Anlagen, ihrer Grünflächen, ihres Stroms & Wassers und ihrer Straßen.

"Im Rahmen unseres Leitplans wurde beschlossen, dass die Lösung von AS-TECH Solutions das Verwaltungssoftware für alle unsere technischen Dienste sein sollte", erklärt Michèle Marchetti, Projektleiterin in der Abteilung Informatik-Projekte der zwischen Stadt und Metropole gemeinsam genutzten IT-Abteilung. "Für die IT-Abteilung besteht der Vorteil darin, dass sie ihre Wartungskosten senken kann, indem sie die Anzahl der verwendeten Softwareprogramme reduziert, und für die Fachabteilungen ist es eine Garantie, dass sie einheitliche Zahlen für das gesamte Vermögen und die technischen Eingriffe teilen können. Daher arbeiten wir seit fast drei Jahren eng mit dem Herausgeber bei der Einführung seiner neuen Version AS-TECH Web Office (AWO) zusammen, mit dem Ziel, langfristig einen einzigen transversalen Fluss für die Verwaltung der Interventionsanfragen zu schaffen."

Eine massive Migration auf AS-TECH Web Office, um den Arbeitsflow zu verbessern

Rückblende: 2001 entschied sich die Stadt Tours im Rahmen einer Ausschreibung für die Software von AS-TECH Solutions zur Verwaltung ihres Fuhrparks, der heute 1200 Fahrzeuge umfasst. Die Lösung wurde später auf andere Abteilungen der Stadt für die Verwaltung der Einsätze in Eigenregie - Verkehr, Straßenbau (2000 Straßen), Wasserversorgung, Stadtreinigung - und auf die Abteilung für Parkanlagen und Gärten für die Verwaltung ihres Lagers ausgeweitet. Für ihre Gebäude nutzte die Stadt damals jedoch eine konkurrierende Software.

Im Jahr 2013 startete die ISD zwei Modernisierungsprojekte: das ihrer Gebäudeverwaltungssoftware und das ihrer Software AS-TECH, deren Module veraltet waren. "Bei ersterem führten wir eine schnelle Marktübersicht durch, wobei wir AS-TECH Solutions ausließen, da wir überzeugt waren, dass es nicht zu ihrem Umfang gehörte. Und da alle untersuchten Lösungen schwer zu implementieren und teuer waren, verlangten wir schließlich von unserem ehemaligen Herausgeber, dass er uns Weiterentwicklungen liefert", erinnert sich Ghislaine Classe, Leiterin der Abteilung Informatik-Projekte der IT-Direktion. "Für unsere AS-TECH-Module kam ein Wechsel des Anbieters jedoch nicht in Frage: Aufgrund der flüssigen Ergonomie und der umfangreicheren Funktionen der neuen AWO-Version haben wir uns für eine Migration entschieden. Weitere Faktoren, die für eine Migration sprachen, waren, dass wir auf unsere internen AS-TECH-Kompetenzen setzen und daraus Kapital schlagen konnten und dass wir aus Erfahrung wussten, dass wir uns auf die Zuverlässigkeit und Qualität der Hotline-Dienste von AS-TECH Solutions und auf unser Vertrauensverhältnis verlassen konnten. Wir hatten auch die Garantie, dass sie uns während der gesamten Projektdauer mit einer bewährten Methodik begleiten würde."

Eine reaktionsschnelle und effiziente Begleitung durch AS-TECH Solutions, um den Erfolg des Projekts zu unterstützen

Innerhalb von sieben Monaten, von November 2013 bis Mai 2014, migrierten die bereits ausgestatteten technischen Abteilungen auf AWO, wobei alle ihre Daten wiederhergestellt und ihre rund 60 Benutzer geschult wurden. Intern mobilisierte jede betroffene Direktion neben der Projektleiterin aus der IT-Direktion einen Referenten, der die Abdeckung ihrer fachlichen Anforderungen garantierte. Auf Seiten von AS-TECH Solutions wurde eine Beraterin damit beauftragt, das Projekt zunächst bei der Migration und dann bei der Einführung in zügigem Tempo zu begleiten. "Ende 2015, als der Hersteller unserer Gebäudeverwaltungssoftware uns noch immer keine Weiterentwicklung geliefert hatte, beschlossen wir, sie durch AWO zu ersetzen: Wir hatten nämlich entdeckt, dass sie die Bedürfnisse der Direktion Architektur und Gebäude der Stadt für die Verwaltung ihrer 900 Gebäude perfekt abdecken konnte", betont Michèle Marchetti. "Innerhalb von drei Monaten war der Austausch erfolgreich abgeschlossen und alle Daten des Kulturerbes wiederhergestellt. Im Zuge dessen haben wir auch die Sportabteilung ausgestattet."

"Bei diesem großen und langfristigen Projekt haben wir bisher unsere Fristen und unser Budget eingehalten", fährt Michèle Marchetti fort. "Einer der Schlüssel zu diesem Erfolg ist die Einbindung der Nutzer und die Qualität der von AS-TECH Solutions erbrachten Dienstleistungen: Die Migrationen der Module sind automatisiert und zuverlässig, die gewünschten Änderungen werden pünktlich geliefert und sie funktionieren. Die Beraterin von AS-TECH Solutions an unserer Seite beweist eine ausgezeichnete Kenntnis des Produkts und der Parametrierung, so dass wir bei den Parametrierungssitzungen mit den Benutzern klare und präzise Antworten erhalten." "Da die Qualität stimmt, kann unser Projektmanager die Tests an die zuständigen Benutzer weitergeben." fügte Ghislaine Classe hinzu.

Aufgrund des Erfolgs dieser ersten Schritte vergab die ISD einen Auftrag an das Unternehmen AS-TECH Solutions, um die Einführung von AWO in anderen technischen Abteilungen der Metropole und der Stadt fortzusetzen: Parks und Gärten (650 zu verwaltende grüne Punkte), freiwillige Sammelstellen (800), Feuerlöscher (900), Mobiliar der Schulen, Arbeiten von Unternehmen , Überwachung der Sicherheitskommissionen. Sie hat auch ein großes übergreifendes Projekt gestartet, damit alle diese Abteilungen mit gemeinsamen Verfahren unter AWO ihre Interventionsanfragen verwalten können. Ghislaine Classe schloss: "Wir gehen mit Zuversicht voran, zumal wir in den letzten zehn Jahren feststellen, dass die begleitenden Dienstleistungen von AS-TECH Solutions immer leistungsfähiger werden."