Die Stadt Perpignan optimiert ihre Lieferkette mit Hilfe von AWO

In zwei Gebäuden von je 700 m² befinden sich verschiedene Lager (Bürobedarf, Arbeitskleidung, Kleinelektrik, Klempnerei, Autoteile usw.) und Außenlager (Sand, Bauschutt usw.), in denen etwa 40 Personen beschäftigt sind. Circa 160 Entscheidungsträger entscheiden über Bauarbeiten, die in etwa 15 Werkstätten (Klempnerei, Maurerei, Schlosserei, Elektrik...) und in den technischen Abteilungen der Stadt verteilt sind. "Das sind insgesamt 200 Personen, die AS-TECH Web Office täglich (40 von ihnen) und ad hoc (die restlichen) nutzen, wenn ein Kauf- oder Arbeitsbedarf besteht", erklärt Jean Subils, Projektleiter in der Digitalabteilung der Stadt Perpignan.

"Die Software von AS-TECH Solutions, für die wir uns vor 14 Jahren entschieden haben, hat es geschafft, die Strategie der Entmaterialisierung und der Optimierung unserer Einkäufe und unserer Logistik im Laufe der Zeit voranzutreiben oder mit ihr Schritt zu halten. Sie hat dank ihrer technologischen Fortschritte Version um Version vorangetrieben und dank des aufmerksamen Zuhörens und der Reaktionsfähigkeit ihres Herausgebers, der auf unsere Bedürfnisse reagiert hat, auch mithalten können. Im Nachhinein stellen wir fest, dass wir uns Hand in Hand mit ihm wie echte Partner weiterentwickelt haben. Jüngstes Beispiel: Wir testen derzeit das Mobilitätsmodul AS-TECH Symphonie in den "Pilot"-Grundschulen der Stadt. Ausgestattet mit Rechten und einer URL kann jeder Schulleiter am anderen Ende der Stadt mit seinem Mobiltelefon einen Antrag auf Arbeiten stellen und den Stand der Arbeiten verfolgen. Aber das ist nur ein kleiner Einblick in all das, was wir heute mit AS-TECH Web Office steuern und managen können."

AS-TECH Solutions: Ein Partner, der wegen seines menschlichen Ansatzes geschätzt wird

Die Geschichte zwischen der Stadtverwaltung von Perpignan und AS-TECH Solutions beginnt im Jahr 2004. Um die Verwaltung ihres Fuhrparks zu modernisieren, entschied sich die Stadt, die damals nur die von ihrer IT-Abteilung entwickelten Tools nutzte, für eine marktübliche Software. AS-TECH Solutions, damals eine kleine Familienstruktur, zeichnete sich bei der Ausschreibung durch seine geografische und menschliche Nähe aus: die besondere Aufmerksamkeit, die dem Kunden entgegengebracht wurde. "Eine Qualität, die dieser Editor trotz seines starken Wachstums beibehalten hat", betont Jean Subils. AS-TECH Parc Auto ist relevant und trägt schnell Früchte: Steuerung und Statistiken auf "grafischen" Bildschirmen, zuverlässigerer Fuhrpark dank der Warnmeldungen und der vorbeugenden Wartung, aber auch drastische Verringerung des Risikos von Kraftstoffdiebstahl, da die Software mit der Tankstelle kommuniziert.

"2006 haben wir eine neue Ausschreibung für eine Software zur Verwaltung unseres Einkaufs, unserer Lagerbestände und der Logistik unserer Filialen auf der Grundlage papierloser Workflows durchgeführt", fährt Jean Subils fort. "Es war viel komplexer als der Fuhrpark, aber AS-TECH Solutions, das bereits unsere Wertschätzung hatte, bewies in seiner Antwort eine große technische Fähigkeit. Und die Flexibilität seiner Module (Bestände-Einkauf, Arbeiten, Bekleidung) ermöglichte eine echte Berücksichtigung unserer Anforderungen, insbesondere die Integration unserer alten Daten." AS-TECH Solutions wurde erneut ausgewählt und seine Software unter zahlreichen anderen Bewerbern ausgewählt.

Reduzierung des Bestandswerts und durchgängige Digitalisierung der Logistik

Erste auffallende Vorteile : Die Abschaffung von viel Papierverbrauch in den Verfahren und die Möglichkeit, die Logistikströme neu zu organisieren und zu straffen, was zu einer 25%igen Verringerung des Gesamtwerts der Lagerbestände führte.

Die Stadt Perpignan baut auf diesem Erfolg auf und führt ein Projekt nach dem anderen durch: 2009 wird AS-TECH Web Office auch für die Verwaltung des städtischen Vermögens, der Mieten und der Flüssigkeiten ausgewählt. 2014 wurde die Lösung auf die Verwaltung des Mobiliars ausgeweitet und der Gemeindeverband übernahm das Modul Flottenpark. Im Jahr 2017 wurde die Lösung Lagerbestand auf die Communauté d'agglomération (die ihre eigenen Geschäfte hat) ausgeweitet, und die Direktion Digitales integrierte die neuen AS-TECH Web Services in die Workflows.

 "Heute läuft niemand mehr mit großen Parapheuren unter dem Arm herum, die mit zu unterschreibenden Bestellscheinen und mit Büroklammern versehenen Blättern gefüllt sind: Alles ist durchgehend papierlos und intelligent", erklärt Jean Subils. "Unsere Verfahren (Siehe Zoom zu den Abläufen) sind strenger und nachvollziehbarer, und wir gewinnen an Transparenz und Zeit: bei alltäglichen Aufgaben wie Unterschriften, die zehnmal schneller erledigt werden, aber auch bei den Fristen zwischen der Anfrage und dem Erhalt des gewünschten Gegenstands oder der gewünschten Dienstleistung. Und es gibt keine erneuten Eingaben zwischen logistischen und finanziellen Abläufen mehr, da die AS-TECH Web Services für deren Integration sorgen." Er fügte hinzu: "AS-TECH Solutions ist ein wertvoller Partner, dessen technologische und zwischenmenschliche Qualitäten unsere Treue rechtfertigen!"

Zoom auf die Einkaufs-, Lager- und Logistikabläufe der Stadt Perpignan

AS-TECH Web Office (AWO) ist die Anlaufstelle für alles, was den Einkauf der Stadt Perpignan betrifft. Sobald eine Abteilung beispielsweise einen Bedarf für ihr Gebäude hat, stellt sie über AWO eine Arbeitsanfrage. Dieser wird automatisch an die betroffenen Werkstätten (z. B. Elektrik und Maurerarbeiten) weitergeleitet, die ihn über AWO in einen Bestellschein für die benötigten Teile oder Materialien aus einem Online-Katalog umwandeln. AWO leitet diese Bestellungen an die Lagerarbeiter weiter, die die Bestände abfragen, die unter AWO verwaltet werden: Was ausgelagert werden kann, wird auf einem elektronischen Auslagerungsschein erfasst. Und was noch auszulagern ist (nicht auf Lager), wird an einen Disponenten gemeldet.

Jeden Morgen loggen sich die Mitarbeiter in AWO ein und sehen sich ihre Notifikationen an: Sie kommen von den Werkstätten, den technischen Abteilungen oder vom AWO-Modul für die Lagerverwaltung, wenn ein unterer Grenzwert erreicht ist. Anhand des Alarms erstellt der Lieferant einen Bestellschein. Dank der Integration mit der Buchhaltungssoftware der Stadt wird der Bestellschein zu einer Ausgabenverpflichtung und wandert in den elektronischen Paraphorator der Buchhaltungssoftware. Er wird von den Leitern der betroffenen Geschäfte geprüft und dann vom Einkaufsleiter in derselben Buchhaltungssoftware elektronisch unterzeichnet. Sobald es unterzeichnet ist, kehrt es automatisch zu AWO zurück, wo es in das PDF-Format umgewandelt und per E-Mail an den betreffenden Lieferanten gesendet wird.

Die Lieferung wird ebenfalls in AWO von einem Warenempfänger validiert: Der Bestellschein wird in der Buchhaltung auf "erledigt" gesetzt, und die empfangenen Elemente werden entweder in das Fach der technischen Abteilung oder der Werkstatt gelegt und warten dort oder werden mit Barcode-Etiketten, die von AWO generiert wurden, in den Lagerbestand eingeordnet.