La ville de Lognes s’appuie sur le logiciel AS-TECH pour centraliser et gérer son matériel et son mobilier
Lognes est une commune aux portes de Paris. Surnommée la ville du dragon, elle compte aujourd’hui environ 15.000 habitants. Depuis 4 ans, Marie-Louise est la responsable du service comptabilité de cette « ville nouvelle ». Elle avait comme mission, avant sa prise de poste actuelle, de référencer l’inventaire physique de la commune « à partir d’un tableau Excel, structure par structure puis pièce par pièce ».
En 2018, un marché public a été lancé, Marie-Louise explique : « Nous recherchions un logiciel qui fasse la gestion du mobilier mais aussi les demandes de travaux du CTM (Centre Technique Municipal) et la gestion du stock. Notre objectif était d’inventorier nos immobilisations et de justifier des dépenses pour se rapprocher d’une comptabilité du secteur privé. Nous avons retenu AS-TECH dans l’Appel d’Offres car c’était l’unique solution qui répondait réellement aux attentes de transversalité que nous recherchions. »
Implication des services dans la définition des process
L’ambition de la ville était de donner une portée transversale au projet nécessitant l’implication et l’arbitrage des différents services pour structurer et définir les bons process. Ce fut ensuite le rôle du responsable du patrimoine bâti d’intégrer l’arborescence des biens dans le logiciel via une trame d’import fournie par AS-TECH : « nous souhaitions gérer tout ce qu’il y a dans une pièce et pas uniquement le mobilier mais aussi le chauffage, l’électricité… afin d’avoir une analyse fine. Cependant nous avons réglé certaines règles d’administrations du logiciel en limitant notamment l’arborescence, aux utilisateurs qui font des demandes, au niveau des sites afin d’être plus efficient. » Une organisation passagère le temps de former les équipes progressivement sur les solutions NOMADE sur smartphone qui permettront de scanner les codes-barres du mobilier et des locaux pour effectuer les demandes.
Un système d’entonnoir pour que les demandes pertinentes arrivent au responsable CTM
« Tous les directeurs de structures et les personnes dédiées ont des accès à l’application. Cela permet d’avoir une validation hiérarchique et d’effectuer un premier tri dans les demandes. Elles transitent alors vers le responsable CTM qui supervise l’ensemble des travaux en cours dans la ville. En fonction de la nature des demandes, il les positionne vers le service dédié (service régie, service patrimoine bâti, service technique…) ». Une personne référente au secrétariat saisit ensuite les temps passés et le matériel utilisé avant de clôturer les travaux. Cela permet d’avoir un coût global par intervention (coût humain, coût matériel…) et de valoriser le travail des agents des services techniques.
L’achat d’AS-TECH a permis d’éviter les pertes en mutualisant les stocks
« Depuis 1 an, la commune de Lognes a décidé de créer un magasin central afin de regrouper toutes les fournitures administratives, scolaires, techniques, pharmacies réparties dans de multiples stocks permettant de réaliser énormément d’économie et d’être beaucoup plus réactifs. La gestion des dates de péremption a été un élément clef dans la rationalisation des achats afin d’éviter les pertes » Explique Marie-Louise.
Et d’ajouter « L’interfaçage de l’édition des bons de commandes avec le logiciel de comptabilité CIRIL a permis également des gains de temps considérables ».
L’expérience de la cheffe de projets AS-TECH, facteur de réussite
Pour conclure : « Un facteur de réussite dans le déploiement du projet, c’est l’expertise et la connaissance de la directrice de projet AS-TECH. Elle a très bien dirigé le projet pour le rendre simple au maximum, en faisant preuve d’accompagnement, de pédagogie et de bienveillance tout en utilisant des méthodes participatives. ».
