Die Stadt Chambéry entscheidet sich für einen einheitlichen IT-Service

"Wie jede große Organisation, verfügt auch die Stadt Chambéry über ein Finanz- und ein Personalinformationssystem. Um diese beiden wichtigen Funktionen zu verwalten, hat sie sich mit AS-TECH Web Office für ein einziges Informationssystem entschieden, der die beiden Systeme verbindet und vereinfacht", fasst Samuel Castelot, IT-Projektleiter bei der DSI Grand Chambéry, zusammen. "Und das strategische Ziel ist das gleiche: die Praktiken zu harmonisieren, eine gemeinsame Sprache zu definieren, alle Informationen über Vermögen, Ressourcen, Bestände und Einsätze aller Berufe der technischen Dienste der Stadt an einem einzigen Ort zu zentralisieren und gemeinsam zu nutzen."

Die technischen Dienste von Chambéry zählen heute fast 400 Mitarbeiter und decken alle Kompetenzen ab - Klempner, Elektriker, Maler, Landschaftsgärtner, etc ... -, die für die Instandhaltung der Anlagen erforderlich sind. Diese Anlagen umfassen nicht nur die Gebäude wie das Rathaus, die Cité des Arts oder die zahlreichen Schulen, sondern auch die vielen Bäume und Grünflächen. "Von diesen 400 Mitarbeitern sind etwa 100 dabei, täglich mit AWO (AS-TECH Web Office) zu arbeiten und so die Informationen über dieses Gesamtvermögen instant zu halten: die Wartungen, den Fortschritt der Baurbeiten, den Lagerbestand usw.", erklärt Yves Dagand, AS-TECH-Referent der stellvertretenden Generaldirektion der Technischen Dienste von Chambéry. "Aber diese allgemeine Nutzung von AWO erfolgte nicht an einem Tag".

Pragmatische anfängliche Entscheidungen, gefolgt von einer hoch strategischen Einführung
Im Jahr 2000 war die mechanische Werkstatt die erste, die sich für das AWO-Modul "Fuhrpark" entschied. Die Ziele, die Kosten durch die Industrialisierung der Eingriffe an den Fahrzeugen zu kontrollieren und die Präventivmaßnahmen zu verallgemeinern, um belastende Pannen besser vorhersehen zu können, wurden schnell erreicht. Im Jahr 2008 versuchte auch die Gebäudeverwaltung, sich zu digitalisieren, um die Verwaltung auf Papier und mit Excel zu ersetzen. Die guten Ergebnisse der mechanischen Werkstatt führten zu einer Entscheidung für AWO, insbesondere für die Module Anlagen, Bestände und Instandshaltung. AWO wurde dann auch von der Instandhaltung der Grünflächen und der Straßen gewählt. 

Die Einrichtung einer gemeinsamen IT-Abteilung mit dem Großraum Chambery im Jahr 2011 beschleunigte den Prozess. "Die gemeinsame IT-Abteilung hat die Rolle der IT-Abteilung der Stadt gestärkt, indem sie zwei Ziele verfolgte", erinnert sich Samuel Castelot. "Zunächst sollte die Anzahl der Softwarepakete reduziert werden, um die IT-Kosten (Lizenzen, Wartung und Schnittstellen) zu senken. Außerdem sollten die Tools harmonisiert werden, um eine bessere Übersicht über die Daten zu erhalten, einschließlich der Daten der technischen Abteilungen, die damals in Silos organisiert waren. Daher werden seit 2011, sobald eine technische Abteilung eine neue Verwaltungssoftware anschaffen möchte, AWO-Module empfohlen." Ab 2016 wird AWO im Zuge der Umsetzung einer Politik zur effizienteren Organisation der technischen Dienste zu einem einheitlichen IS für technische Dienste ausgebaut, um die Steuerung aller Dienste zu vereinen. Diese Steuerung umfasst auch Kosten und Personal, dank Schnittstellen zwischen AWO und den beiden anderen kritischen Informationssystemen: Finanzen und HR.

Ein einheitliches IT-System für technische Dienste, um transparent zu steuern und zu entscheiden.
Heute nutzt die Stadt Chambéry alle Module von AWO, mit Ausnahme des Moduls Vermietung, das im Laufe des Jahres 2021 implementiert werden soll. Zusätzlich zu AWO wurde das Portal OPUS Services, das in Chambéry in FAST umbenannt wurde, intern eingeführt, damit die Referenten der städtischen Dienststellen und jedes Gebäudes ihre Anfragen für Interventionen direkt eingeben können. Durch diese groß angelegte Entmaterialisierung steigt die Zahl der Nutzer des IS Technische Dienste auf fast 500. Und die Vorteile sind zahlreich. Zunächst einmal garantiert dieses System eine papierlose Steuerung der gesamten Verwaltung des Gemeindeguts, die sich auf eine Planung der Interventionen stützt: Die präventive Wartung hat nun Vorrang vor den kurativen Interventionen. Das Ergebnis ist eine bessere Kontrolle der Ausgaben, der Lagerbestände und der Dienstpläne der Mitarbeiter.

Auf der Seite der Einsätze werden die Anfragen an der Quelle von den Referenten erfasst, anschließend (über einen Workflow) auf der Ebene der technischen Dienste validiert und von allen Beteiligten in Bezug auf die tatsächlichen Kosten und Fristen transparent nachverfolgt. "Alle Mitarbeiter der technischen Dienste und die Referenten nutzen dank AWO und OPUS eine gemeinsame Sprache, die den Dialog, die strategischen Entscheidungen und auch die berufliche Mobilität innerhalb der Gemeinde erleichtert", betont Yves Dagand. "Dieses IT System bietet uns außerdem eine breite Transparenz: Zustand der Gebäude, Planung ihrer Instandhaltung oder der geplanten Renovierungsarbeiten, Beschäftigungsquote der Bediensteten... Es ist also auch ein relevantes Instrument zur Entscheidungshilfe, um mit den Zahlen in der Hand über die Notwendigkeit und Priorität einer Intervention und die dafür einzusetzenden Mittel im Falle von Pannen oder unvorhergesehenen Beschädigungen zu entscheiden." 

Nomadische Beamte und besser vernetzte Bürger
Auf Wunsch der Leiter der einzelnen technischen Abteilungen, die sich einer Meinung sind, dass eine Echtzeiterfassung der Tätigkeitsberichte ihrer Teams auf Smartphones ihnen wertvolle Zeit sparen würde, testet die gemeinsam genutzte ISD heute die Produktreihe NOMADE. Der Test wird mit zwei Mitarbeitern der Gebäudeabteilung durchgeführt, die jeweils ein Tablet mit NOMADE Interventions und einem angeschlossenen GIS besitzen und ihre Berichte im Laufe der Zeit erfassen. Die Investition ist zwar beträchtlich, aber die Rendite ist bereits absehbar: "Heute kehren die Mitarbeiter nach dem letzten Einsatz des Tages zu ihrem Technikzentrum zurück, um einen weiteren Einsatz zu übernehmen, wenn sie noch Zeit haben", erklärt Yves Dagand. "Mit der Nomade-App ist das nicht mehr nötig: Der neue Einsatz wird automatisch an den Tablet-PC gesendet, was Zeit, Kraftstoff und Fahrzeugverschleiß spart. Auch im administrativen Bereich: Die Abteilungsleiter schätzen, dass sie täglich eine gute Stunde an Dateneingabe einsparen können, so dass sie sich auf andere, effektivere Aufgaben wie die Analyse und Optimierung der Vermögenswerte konzentrieren können".

Ein weiteres Projekt ist der Abruf von Anträgen, die über das bestehende Bürgerportal Simpl'ici gestellt wurden, in OPUS. "Diese Öffnung ist für Ende 2020 geplant und wird es den Nutzern ermöglichen, beispielsweise ein Schlagloch in ihrer Straße oder eine andere Beschädigung zu melden", erläutert Samuel Castelot. "Die Information wird direkt an die zuständige technische Abteilung weitergeleitet und in einen Antrag auf Intervention umgewandelt oder eben nicht. Der Nutzer kann seine Anfrage online verfolgen. Es handelt sich um ein Projekt, das das Leben der Bürger modernisiert."