Structurer la gestion des interventions d’une commune de 3 300 habitants

Depuis mai 2025, les services techniques de la commune se sont équipés d'OPUS et de NOMADE pour structurer la gestion de leurs interventions. Philippe Jouffreau, Directeur des Services Techniques depuis 2021, revient sur cette première année.

Un patrimoine dense, une équipe réduite

Le patrimoine de Gagnac-sur-Garonne ne se résume pas à une mairie et une école. La commune gère 23 ERP, dont un groupe scolaire complet (élémentaire, maternelle, centre de loisirs, restaurant scolaire), le site Campistron qui accueille football, rugby, pétanque, tennis, badminton, école de musique, boxe, danse et yoga, ou encore la salle des fêtes Espace Garonne.

S'y ajoutent 20 hectares d'espaces verts : trois parcs, des pistes cyclables, un parcours santé, un city stade, des sentiers en bords de Garonne et 11 km de fossés et talus. Côté logistique, 11 véhicules allant du véhicule de police au mini-bus 9 places, en passant par camions benne, tracteurs et Goupil électrique, sans compter la flotte de tondeuses et de machines diverses.

Pour tenir cet ensemble : douze agents. Six personnes pour l'entretien et la propreté des locaux, cinq agents polyvalents pour l'entretien technique et un DST. Entretien d'un côté, Technique, Espaces verts et Logistique de l'autre : les deux services sont placés sous une direction commune. Les métiers spécialisés (électricité, plomberie, contrôles, travaux neufs et rénovations) sont confiés à des prestataires.

Avant OPUS : des post-it, Trello et le risque de l'oubli

Avant mai 2025, la commune ne disposait d'aucun outil dédié. Le suivi se faisait de façon partielle, entre post-it et tableaux Trello « qui devenaient difficiles à partager, à suivre et à consolider ».

Le problème n'était pas le volume de travail, mais sa traçabilité. « Les demandes plus ou moins formelles et très fréquentes étaient difficiles à tracer et à résoudre sans en laisser filer au passage », explique le DST. Le suivi des contrôles réglementaires, lui aussi, ne pouvait pas être assuré sereinement.

C'est l'expérience du terrain qui a déclenché le projet. « Mon arrivée dans le service, et après une prise en charge sur quatre saisons, m'a poussé à proposer l'acquisition d'un outil de gestion professionnel. »

Un outil dédié, pas un module perdu dans un ERP

Ce que Philippe Jouffreau recherchait, ce n'était pas une liste de fonctionnalités, mais un processus clair : « Les demandeurs sont clairs dans leurs projets, les validations sont faciles, les intervenants intègrent les données d'avancement, de difficultés et les preuves de réalisation : photos, commentaires. » Avec, en bout de chaîne, des bilans par secteur d'intervention (groupe scolaire, associations) permettant de pointer les volumes d'actions.

Plusieurs critères ont pesé dans le choix d'AS-TECH Solutions : « Les contacts commerciaux et techniques au top, l'ergonomie et les fonctionnalités de l'outil, son évolution et le fait que ce n'est pas un simple module au milieu d'un ERP sur lequel personne n'a la main. »

Le coût est entré dans l'équation, naturellement. Mais un élément a pesé davantage : « Le couplage avec NOMADE a été très important. »

Une mise en route accompagnée, une appropriation qui se construit

Le projet démarre en mai 2025 par l'installation de la base et la formation des utilisateurs principaux. Sur ce volet, le DST est catégorique : « Fantastique pour l'accompagnement et la formation ! » Et il précise : « La formation initiale est suffisante et très bien réalisée, avec beaucoup d'ouverture sur nos questions. »

Aujourd'hui, OPUS est utilisé pour les bâtiments et les projets d'espaces verts, principalement pour l'organisation des tâches et leur planification à grandes mailles. Le suivi des contrôles et des équipements reste à déployer.

Philippe Jouffreau ne cache pas que l'appropriation par les équipes demande du temps : la difficulté n'est pas l'outil, mais la mobilisation de tous les acteurs du processus. « Je vais prendre le temps de les accompagner dans la réalisation des demandes et des retours sur leurs équipements. »

Un constat qu'il transforme en conseil pour les collectivités qui se lancent :

Cette montée en charge progressive est au cœur de la suite AS-TECH Symphonie : un référentiel unique, et des modules que la collectivité active au rythme de ses priorités.

Le pilotage, premier bénéfice visible

Un an après, le changement le plus net se situe au niveau de la direction du service. « Pour moi, le pilotage a été grandement amélioré », constate Philippe Jouffreau, qui dispose désormais « d'une vue complète de ce qui n'est pas encore soldé, donc non oublié ».

L'outil est devenu central dans son organisation pour une raison simple : « J'ai la vision non altérée dans le temps des différentes demandes en cours et résolues, des priorités à relancer. »

Trois fonctionnalités se sont imposées au quotidien : « Clairement, le suivi des interventions, avec l'état de leur statut en direct, et la traçabilité des actions ou des difficultés. Les pièces jointes, comme des documents ou des mails à glisser, sont très pratiques. »

Les demandeurs internes qui se sont saisis de l'outil y trouvent aussi leur compte, en suivant l'avancement du traitement de leurs demandes. L'exemple le plus parlant concerne le centre de loisirs : « Les échanges et la communication avec le centre de loisirs sont fluides, malgré les importants changements de personnels et de directeurs cette année. » Le suivi reste cohérent d'un interlocuteur à l'autre, ce que ni les post-it ni Trello ne permettaient.

Un an après : un bilan positif et une marge de progression assumée

« Je suis très satisfait de la solution, de ses modules et de l'interface. Le déploiement complet reste à faire de mon côté. » Le bilan de Philippe Jouffreau est franc : les gains sont réels sur le suivi des interventions, la réactivité, la traçabilité et le pilotage, sans être encore à leur optimum.

Sa feuille de route pour les mois à venir est claire : impliquer davantage d'utilisateurs en les formant et déployer le suivi des contrôles et des équipements. « Pour l'outil lui-même, je suis encore loin d'être à ses limites. »

Recommanderait-il AS-TECH Solutions à d'autres collectivités ? « Oui, pour la simplicité, la pertinence et l'accompagnement. »

Conclusion

En un an, Gagnac-sur-Garonne est passée des post-it à un pilotage structuré de ses services techniques. Les demandes ne se perdent plus, chaque intervention est tracée de bout en bout et le dialogue avec les services demandeurs reste fluide, y compris quand les équipes changent en cours d'année.

C'est tout l'intérêt d'une mise en place progressive : démarrer avec un noyau d'utilisateurs et les modules essentiels, puis étoffer au rythme de la collectivité. Une approche qui permet à une commune de 3 300 habitants de se doter d'un outil de niveau professionnel sans bousculer son organisation. Il reste d'ailleurs de la marge devant elle, comme le résume Philippe Jouffreau : « Je suis encore loin d'être à ses limites. »

AS-TECH Solutions conçoit depuis 1989 des logiciels de gestion du patrimoine et des services techniques pour les collectivités et le secteur public. Plus de 700 établissements équipés. Solutions référencées à l'UGAP, hébergées en France.